Dauguma žmonių, kurie rezervuoja pokalbį, jau žino, ko nori: ataskaitos, duomenų bazės ar tiesiog mažiau kopijavimo Excel failuose. Auditas yra žingsnis tarp to pokalbio ir darbų. Pažiūriu, kaip jūsų duomenys gyvena iš tikrųjų, ir tik tada pasakau fiksuotą kainą.
Kodėl kainos nepasakau per pokalbį?
Nes po 30 minučių žinau tik tai, ką papasakojote. Tikroji projekto kaina slepiasi detalėse, apie kurias per pokalbį niekas neužsimena. Prekės kodas, užrašytas trimis skirtingais būdais. Eksportas, kurį moka padaryti tik vienas žmogus. Ataskaita, kurią visi gauna, bet niekas neatsidaro.
Jei kainą sakyčiau per pokalbį, turėčiau pridėti didelį rezervą arba įpusėjus darbams prašyti daugiau pinigų. Nė vienas variantas jums nesąžiningas. Todėl per pokalbį pasakau, koks paketas greičiausiai tiks, o kitą darbo dieną el. paštu atsiunčiu kainos intervalą. Fiksuota kaina būna po audito.
Ko man reikia
Pradžioje prašau:
- prieigos tik skaitymui prie kiekvienos vietos, kur laikomi jūsų duomenys (ERP, buhalterinė programa, el. parduotuvė, Google Sheets). Jei prieigos suteikti negalima, tinka ir eksportuoti failai;
- ataskaitų ir skaičiuoklių, kuriomis jūsų komanda naudojasi dabar, kopijų;
- vieno kontaktinio asmens, kuris į mano klausimus atsako per dvi dienas;
- trumpo pokalbio su vienu ar dviem žmonėmis, kurie dirba rankinį darbą.
Prieiga tik skaitymui reiškia, kad duomenis matau, bet nieko pakeisti negaliu. Audito metu jūsų sistemose nieko neredaguoju.
Ką tikrinu
Kur yra duomenys. Kiekvienas šaltinis, kaip duomenys į jį patenka ir kaip dažnai keičiasi. Dažniausiai šaltinių būna daugiau, nei mano vadovas, nes kas nors turi „savo“ lentelę.
Kiek jie tvarkingi. Dublikatai, spragos, pavadinimai ir kodai, kurie skirtingose sistemose nesutampa, rankiniai pataisymai. Vėliau čia nueina didžioji dalis darbo laiko, todėl geriau tai žinoti iš anksto.
Kurios ataskaitos naudojamos. Kurias žmonės atsidaro, kurių nežiūri ir kuriais skaičiais nepasitiki. Jei skaičiumi niekas nepasitiki, dažniausiai dvi sistemos rodo skirtingai.
Kas daroma rankomis. Veiksmai, kuriuos kas nors kartoja kas savaitę, ir kiek laiko jie užima.
Įrankiai ir kaštai. Už ką jau mokate ir kokių licencijų prireiktų. Kartais užtenka įrankio, kurį jau turite.
Svarbiausi skaičiai. Kartu atrenkame 5–10 rodiklių, pagal kuriuos iš tikrųjų priimate sprendimus, ir kas kiekvieną jų žiūri.
Ką gaunate
Trumpą rašytinę ataskaitą, 3–5 puslapių. Atsiunčiu ją dieną prieš susitikimą, kad spėtumėte perskaityti. Joje rasite:
- ką turite dabar, viename paprastame paveiksle;
- 3–5 didžiausias problemas ir kiek kiekviena kainuoja laiko ar klaidų;
- ką sukursiu ir ką pakeis kiekviena dalis;
- kas į darbus neįeina;
- fiksuotą kainą ir terminus;
- licencijas, už kurias mokėtumėte patys, ir jų kainą per mėnesį;
- vieną ar du dalykus, kuriuos galite pataisyti patys iškart.
Paskutinis punktas ten ne šiaip sau. Net jei nuspręsite toliau nedirbti, iš audito turėtumėte gauti naudos.
Tada ataskaitą aptariame 30–45 minučių pokalbyje. Pabaigoje tiesiai paklausiu, ar tęsiame.
Kiek trunka ir kaip mokama
Auditas trunka 1–2 savaites nuo dienos, kai gaunu prieigą. Atskirai už jį nemokate, nes auditas yra projekto dalis.
Po nemokamo pokalbio gaunate avanso sąskaitą. Auditą pradedu, kai ji apmokėta, ir audito valandų niekada nebūna daugiau, nei padengia avansas. Jei tęsiame, avansas įskaičiuojamas į fiksuotą kainą, o likusią dalį sumokate, kai sprendimą perduodu. Jei nusprendžiate netęsti, ataskaita lieka jums, sąskaitą išrašau tik už audito valandas, o likusią avanso dalį grąžinu per 7 dienas.
Kada auditas nereikalingas
Jei reikia per kelias valandas pataisyti vieną Excel failą, auditas kainuotų daugiau nei pats pataisymas. Tokio darbo neimu, bet pasakysiu tai jau per pokalbį ir, jei galėsiu, rekomenduosiu, kas padėtų.